Naar aanleiding van opmerkingen en suggesties van gebruikers van het SBC Managementsysteem, (SBCM) die zijn ingebracht bij de Functionality Board (FB), heeft MYOBI deze User Story 001 uitgewerkt. Bovendien heeft de FB functionele eisen geformuleerd.
In deze blog bespreken wij de functionaliteiten die de IT-professionals onderhanden hebben genomen en gaan wij in op de toegevoegde waarde voor gebruikers van het SBCM.
Kleine aanpassingen in SBCM
Klanten van het SBCM zijn om te beginnen enthousiast over de mogelijkheden en het gemak waarmee zij met het systeem hun privacy-boekhouding actueel kunnen houden. Hun opmerkingen en suggesties die wij hebben verwerkt in deze User Story zijn de volgende:
- Het type van het gegevenselement ‘Gegevensset’, ‘Doel’ en ‘Verwerking’ veranderen van string naar tekst. Vervolgens inpassen in de gebruikersinterface;
- Bij de label ‘Stakeholder’ ruimte om contactgegevens in te vullen;
- De naam van het tabblad ‘Betrekking’ veranderen in ‘Relatie’. Dit verheldert de functie van dit tabblad; en
- Mogelijk maken van multi factor authenticatie bij inloggen.
Bedrijfsactiviteiten en -processen gelaagd uitwerken
Gebruikers van het SBCM kunnen een hiërarchische gelaagdheid in bedrijfsactiviteiten en bedrijfsprocessen aanbrengen en onderhouden. Met deze functionaliteit maakt de gebruiker fijnmazig de bedrijfsactiviteiten over- en inzichtelijk.
Juridische en functionele organisatiestructuur uitwerken
De juridische en functionele organisatiestructuur bestaat uit:
- een hiërarchische opbouw van de holding en werkmaatschappijen (wij noemen dit legal entity management, LEM); en
- een hiërarchische opbouw per entiteit van afdelingen en rollen (het management van de functionele organisatie).
Wij noemen het beheer van de juridische en functionele organisatiestructuur het LEM.
MYOBI begrijpt dat het verzamelen van bedrijfsgegevens gemakkelijker is als er een verbinding bestaat met een authentiek register van bedrijfsgegevens. Het handelsregister van de Kamers van Koophandel is zo’n authentiek register. Wij onderzoeken momenteel hoe wij deze authentieke bedrijfsgegevens kunnen gebruiken bij het LEM.
De functionele bedrijfsgegevens (afdelingen en rollen) vult het bedrijf zelf in. SBCM helpt de gebruiker het beheren van de functionele organisatiestructuur zo eenvoudig mogelijk uit te voeren. Uiteindelijk koppelt het bedrijf rollen aan de interne en externe medewerkers.
De juridische en functionele organisatiestructuur gebruikt het bedrijf voor het organiseren van kennismanagement in de bedrijfsspecifieke leeromgeving van Duthler Academy. Een van de aandachtsgebieden van kennismanagement is informatieveiligheid en het beschermen van persoonsgegevens. Wij kunnen zeggen dat het SBCM de logistiek van het kennismanagement informatieveiligheid en het beschermen persoonsgegevens aanstuurt.
Met betrekking tot bedrijfsgegevens ontstaat de volgende situatie:
Figuur 1. Uw bedrijfsgegevens en de relatie met andere systemen
Wat is de toegevoegde waarde voor een gebruiker van SBCM?
Het SBCM biedt de gebruiker met de bovenstaande functionaliteiten meer toegevoegde waarde op het vlak van informatieveiligheid en het beschermen van en persoonsgegevens.
- Er ontstaat een systematisch inzicht in de bedrijfsactiviteiten en ondersteunende bedrijfsprocessen waardoor het duidelijk is wat het verantwoordelijkheids- en aansprakelijkheidsdomein van het bedrijf is;
- Het koppelen van de bedrijfsactiviteiten aan de juridische en functionele structuur laat de mate van georganiseerd zijn zien. Doordat de relaties tussen bedrijfsprocessen en ondersteunende IT-systemen in beeld zijn leidt het management af wat de effectiviteit van de IT-systemen is.
- Het koppelen van het SBCM met de bedrijfsspecifieke leeromgeving geeft de organisatie laagdrempelig en goedkoop de mogelijkheid de medewerkers aantoonbaar bewust te maken en desgewenst te trainen voor informatieveiligheid en het beschermen van persoonsgegevens; en
- Het bedrijf krijgt het organiseren van veiligheid en beschermen van persoonsgegevens aantoonbaar onder controle.
Ten slotte
Het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten van SBCM is een zorgvuldig proces. Met behulp van korte sprints ontwikkelen en testen wij de gevraagde functionaliteiten. Als de FB het verantwoord vindt nemen wij functionaliteiten in productie. Wij informeren de gebruikers van het SBCM over het beschikbaar komen van nieuwe functionaliteiten. Als de User Story door de IT-professionals is uitgewerkt geeft de FB vervolgens de opdracht de website, kennisbanken en trainingsprogramma’s aan te passen. Vervolgens start de volgende User Story.
