In deze blog bespreken Anne-Wil Duthler, advocaat bij First Lawyers en Ans Duthler, adviseur bij Duthler Associates het stapsgewijs optimaliseren van de bedrijfsjuridische functie met smart contracting.
Het organiseren van een effectieve en kostenefficiënte bedrijfsjuridische functie is voor een gezonde bedrijfsvoering belangrijk. Wij hebben dit thema besproken in de ‘zeven legal trends van 2020′. Een aantal maanden verder constateren we dat dit thema voor bedrijven steeds relevanter wordt. Dit wordt mede ingegeven door de gevolgen van de coronacrisis, die niet alleen tot veel economische schade leidt, maar waarvan het verloop onvoorspelbaar is en dus ook veel onzekerheid met zich meebrengt. We zien dat bedrijven en instellingen naarstig op zoek zijn naar mogelijkheden om hun kosten te verlagen, zonder daarbij in te leveren op de kwaliteit van de eigen producten en diensten.
Organisaties voelen een noodzaak na te denken over nut en noodzaak van ingekochte producten en diensten. Ze vragen zich af of verplichtingen geminimaliseerd kunnen worden en of rechten wel worden uitgeoefend. Bij twijfel aan het nut van ingekochte producten en diensten wordt naar alternatieven gezocht. Bedrijven ontdekken dat bepaalde producten en diensten helemaal niet nodig zijn om als organisatie adequaat te functioneren.
Wij merken dat bij steeds meer organisaties de noodzaak van ‘opzoomeren[1]’ erkend wordt. De bedrijfsprocessen en bijbehorende operationele kosten zijn toe aan een grote schoonmaakbeurt. Een goed georganiseerde, en dus een effectieve en kostenefficiënte bedrijfsjuridische functie is daarbij van cruciale betekenis. In deze blog gaan wij hier verder op in.
Het proces van ‘opzoomeren’
Bedrijven willen de operationele kosten nu verlagen. Het gaat er om de cash in het bedrijf te houden. Wij weten immers niet wanneer de omzet weer op het ‘normale’ niveau zal zijn. Hoe ziet het proces van ‘opzoomeren’ eruit?
Een eerste stap is het inventariseren en ordenen van de operationele kosten. Dit doen we door naar de verlies- en winstrekening te kijken. Zijn er goedkopere alternatieven voor de ingekochte producten en diensten met dezelfde, of misschien wel met een betere kwaliteit? Moeten processen misschien anders worden georganiseerd? En, hoe kunnen wij dat in een kort tijdbestek en met lage investeringen realiseren?
De volgende stap is het kritisch bekijken van onderliggende contracten. Aan operationele kosten liggen, als het goed is, contracten ten grondslag. Pak deze er bij en zorg voor overzicht van bestaande rechten en verplichtingen. Dit kan tot verrassende inzichten leiden. Vervolgens moet een besluit worden genomen over de ingekochte producten en diensten en natuurlijk over de daarbij behorende contracten: gaan we ermee stoppen, gaan we door en onderhandelen we over een lagere prijs en nieuwe voorwaarden of gaan we over naar andere partijen? Uit ervaring weten wij dat het opzoeken van de bestaande contracten, het bedenken wat nodig is voor de organisatie en vervolgens het (her)onderhandelen over bestaande of nieuwe contracten veel voeten in de aarde kan hebben.
De laatste stap in het proces van ‘opzoomeren’ is het doorvoeren van veranderingen in de organisatie. Processen zullen wijzigen en ondersteunende IT-systemen kunnen veranderen. Het gaat er om dat de mensen in de organisatie de wijzigingen goed en snel adopteren en toepassen. De doelen van het ‘opzoomeren’ moeten hierbij goed voor ogen worden gehouden. Belangrijk is dan ook om na realisatie de kwaliteitsverbetering en de verlaging van de operationele kosten vast te stellen.
De zojuist geschetste stappen zijn gericht op het nu optimaliseren van de operationele processen, en vragen – afhankelijk van de ambitie van de leiding – om professionele ondersteuning.
Veelal beschikt een bedrijf over onvoldoende expertise en capaciteit om het veranderproces van het ‘opzoomeren’ in de organisatie op te pakken en tot een goed einde te brengen. Vaak is ook de bedrijfsjuridische functie verre van optimaal georganiseerd. Professionele ondersteuning van de bedrijfsjuridische functie met behulp van smart contracting, biedt het comfort om nu operationele processen te optimaliseren. Of anders gezegd, om nu ‘op te zoomeren’.
Organisatie bedrijfsjuridische functie met smart contracting
Een goed georganiseerde bedrijfsjuridische functie is niet alleen cruciaal voor het goed laten verlopen van het proces van ‘opzoomeren’. Een goed georganiseerde bedrijfsjuridische functie betekent ook verhoging van de kwaliteit van de bedrijfsjuridische functie en verlaging van de jaarlijkse kosten, soms wel met 30%.
Elk bedrijf heeft een bedrijfsjuridische functie voor het aangaan en beheren van contracten, bijvoorbeeld met medewerkers (vast, tijdelijk of zzp) en voor het inkopen en verkopen van producten en diensten. De bedrijfsjuridische functie is veelal niet expliciet georganiseerd en vaak doen medewerkers het contracteren erbij, naast hun reguliere werkzaamheden. Contractmanagement komt er vaak niet aan te pas. Contracten gaan na het afsluiten de la in en komen er pas weer uit als er ‘gedoe’ is. Dit is inefficiënt en kostbaar.
Het effectief en kostenefficiënt organiseren van de bedrijfsjuridische functie werpt op de korte termijn vruchten af bij het optimaliseren van de bedrijfsprocessen en op de lange termijn zorgt het voor overzicht en inzicht in het nakomen van de verplichtingen en het in voldoende mate uitoefenen van de rechten.
Smart contracting ondersteunt het opbouwen en organiseren van de bedrijfsjuridische functie door gebruik te maken van juridische modellen uit contractportfolio’s, van ICT-toepassingen ontwikkeld door MYOBI en van ondersteuning door juristen van Duthler Associates en advocaten van First Lawyers. Smart contracting verloopt volgens onderstaande stappen.
Stap 1. Bedrijfs- en persoonsgegevens
Bij het afsluiten van contracten, alsook bij het nakomen van de verplichtingen en het uitoefenen van de rechten is het belangrijk dat er geen discussie ontstaat over de identiteit van het bedrijf en de handelingsbevoegdheden van personen.[2] Dit geldt voor zowel de eigen organisatie en als voor de contractpartners. Om zekerheid te verkrijgen over de betrouwbaarheid van de bedrijfs- en persoonsgegevens wordt gebruik gemaakt van een vertrouwde derde partij, in dit geval van Mind Your Own Business Information, MYOBI.
MYOBI verschaft zekerheid over de authenticiteit en identiteit van personen en bedrijven èn over de bevoegdheid van personen die bedrijven te vertegenwoordigen. Ze gebruikt hiervoor onder andere authentieke bronnen, zoals die van de Kamer van Koophandel.
MYOBI waarmerkt afgesloten contracten, zoals een notaris dat doet, waardoor partijen over onweerlegbaar bewijs beschikken van gemaakte afspraken. Ook voorziet MYOBI in de service van een elektronische handtekening.
Stap 2. Vaststellen passende contractportfolio
De juristen en advocaten hebben voor diverse sectoren contractportfolio’s ontwikkeld en onderhouden deze. Nieuwe wetgeving, jurisprudentie en uitspraken van toezichthouders zijn aanleiding voor een heroverweging en eventuele aanpassing van de juridische modellen.
Bij het organiseren van de bedrijfsjuridische functie wordt vaak geconstateerd dat binnen het bedrijf een verzameling contracten steeds opnieuw wordt gebruikt. Het gaat dan meestal om contracten met medewerkers, leveranciers en klanten. Het is de vraag of deze contracten nog wel in overeenstemming zijn met de wet én of de belangen van het bedrijf goed worden behartigd. Na een assessment op een aantal van deze bestaande contracten wordt één en ander snel duidelijk.
Een aantal van deze bestaande contracten voldoet niet meer aan de verwachtingen. Contracten zullen gewijzigd of aangepast moeten worden omdat de omstandigheden veranderd zijn of simpelweg omdat wetgeving is gewijzigd. Aan de hand van generieke contractportfolio’s maken de juristen en advocaten een passend en bedrijfsspecifiek contractportfolio. Met de leiding van het bedrijf wordt het contractportfolio doorgenomen en vastgesteld.
Stap 3. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De contractportfolio wordt centraal afgesproken en dat geldt ook voor de organisatie van de bedrijfsjuridische functie. Een goed georganiseerde bedrijfsjuridische functie kenmerkt zich door centrale regie en decentrale operatie. Zie figuur 1.
In de afdelingen worden taken vervuld door medewerkers met voldoende bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Het proces van contracteren en vervolgens het contractbeheer, oftewel het naleven van de verplichtingen alsmede het uitoefenen van de rechten, vindt decentraal binnen de organisatie plaats.
Het bedrijf kan zelf de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden inregelen en beheren via het platform van MYOBI.
Stap 4. Inschakelen van ondersteuning en trainingen
‘Need legal support’ biedt de mogelijkheid om een beroep te doen op de juridische professionals van Duthler Associates bij het organiseren van de bedrijfsjuridische functie. De inzet van de juridische professionals is zeer breed. Het varieert van het bijstaan van klanten bij contractonderhandelingen tot het beantwoorden van vragen over een clausule in een contract.
‘Need a lawyer’ biedt de mogelijkheid om een beroep te doen op de advocaten van First Lawyers indien vertegenwoordiging gewenst is. Hierbij kan gedacht worden aan de situatie dat een toezichthouder overgaat tot onderzoek en handhaving en aan de situatie van een (dreigende) gerechtelijke procedure.
De juristen en advocaten houden vanzelfsprekend hun vakliteratuur bij. Dit doen de bedrijfskundigen van Duthler Associates ook voor het organiseren en borgen van bedrijfsjuridische functies voor bedrijven. De kennis en ervaringen die zijn opgedaan worden uitgewerkt in trainingen verzorgd door Duthler Academy. Een deel van de trainingen staat open voor medewerkers van bedrijven die gebruik maken van smart contracting.
Stap 5. Contracteren
Als de stappen 1 – 4 zijn genomen kan het proces van contracteren gestart worden. Het vertrouwensplatform van MYOBI faciliteert de dienstverlening smart contracting als volgt:
- Een bevoegde medewerker, de coördinator, start een proces smart contracting. Het proces is beveiligd met een eigen encryptiesleutel;
- De coördinator haalt uit de contractportfolio de contracten waarover met partners (bijvoorbeeld werknemers, klanten of leveranciers) overstemming nodig is, en voegt deze in het proces;
- De coördinator betrekt relevante medewerkers uit zijn eigen bedrijf in het proces;
- Als het nodig is kunnen ook professionals in het proces smart contracting worden betrokken;
- Als er behoefte aan is, kunnen bedrijfsspecifieke contracten uit de contractportfolio situatiespecifiek worden gemaakt;
- De coördinator van het bedrijf dat het proces smart contracting gestart is, betrekt de partijen waarmee de overeenkomsten gesloten worden in het proces. Elke partij heeft een eigen coördinator die relevante medewerkers in het proces betrekt;
- De coördinator van het bedrijf dat het proces smart contracting gestart is, voert de regie over de onderhandelingsruimte in de contracten die aan de partners wordt gegund. Partijen onderhandelen en doen suggesties voor onderdelen van de contracten. Er zijn contracten die nauwelijks en andere contracten die juist wel ruimte laten voor onderhandelen;
- Als partijen wederzijdse instemming hebben bereikt, betrekken de coördinatoren de tekenbevoegden in het proces. De bevoegden tekenen de contracten zowel met de hand als elektronisch;
- MYOBI, in de rol van vertrouwde partij, stelt het dossier samen, waarmerkt de contracten inclusief de pre-contractuele fase, plus de dossierstukken en deponeert het dossier. Alleen de betrokken partijen hebben met hun eigen bedrijfsencryptiesleutels toegang tot de afgesloten contracten; en
- Hierna starten partijen met het voldoen aan de verplichtingen en uitoefenen van de rechten, oftewel met het contractbeheer.
Stap 6. Contractbeheer
Na het contracteren start het proces van contractbeheer. Er zijn ‘time and event’ triggers in de juridische modellen uitgewerkt. Deze triggers starten processen die zijn gericht op het voldoen van verplichtingen en het uitoefenen van rechten. Voorbeelden hiervan zijn evaluatiemomenten of aanzegtermijnen in een arbeidscontract. Op deze wijze worden dossiers opgebouwd die later van pas kunnen komen als er discussies ontstaan over het nakomen van verplichtingen of het onvoldoende kunnen uitoefenen van rechten. Het niet nakomen van verplichtingen kan immers tot aansprakelijkheden leiden.
Tenslotte
Het effectief en kostenefficiënt organiseren van de bedrijfsjuridische functie vormt het fundament voor het effectief en kostenefficiënt organiseren van de bedrijfsprocessen. Met name nu kan een optimaal georganiseerde bedrijfsjuridische functie, ondersteund met smart contracting, operationele kosten besparen. Op de lange termijn heeft een goed georganiseerde bedrijfsjuridische functie een blijvende waarde voor de bedrijfsvoering.
